§1 Foreningens navn

Foreningens navn er NEPTUN SVØMMEKLUB, Roskilde, stiftet den 24. Juni 1981. Dens hjemsted er Roskilde Kommune. Neptun Svømmeklub får tildelt svømmetider af Roskildebadene.

§2 Formål

Foreningens formål er ved svømning og anden aktivitet i vand, at fremme den enkeltes og fællesskabets sundhed og trivsel.

§3 Foreningens medlemskaber

Foreningen er medlem af Dansk Gymnastik- og Idrætsforening (DGI) og Svøm Danmark. Derudover kan andre medlemskaber være tilknyttet foreningen for udvalgte perioder, fx Roskilde Idræts Union (RIU).

§4 medlemskab

Enhver kan optages i foreningen som aktivt eller passivt medlem. Indmeldelse skal ske via svømmeklubbens webside og betaling sker elektronisk. Når betalingen er gennemført, er man tilmeldt holdet.

§5 Kontingent

Foreningens kontingent fastsættes af bestyrelsen for kommende svømmesæson et år ad gangen. Svømmesæsonen er som udgangspunkt gældende fra 1/9 til 31/5, medmindre bestyrelsen beslutter andet. Svømmesæsonens længde bliver fastlagt forud for sæsonstart i samråd med Klubchef og Roskildebadene. 

§6 Fortrydelsesret

Der er ikke fortrydelsesret. Tilbagebetaling af kontingent sker kun i særlige tilfælde og vurderes af foreningens bestyrelse.

6.1 Erstatningssvømning

Hvis en af de ibrugtagne svømmehaller lukker delvist eller permanent i svømmesæsonen af Roskildebadene, eller klubben på anden vis begrænses i at gennemføre svømmeundervisningen, så vil bestyrelsen, så vidt det er muligt søge at få erstatningssvømning i andre svømmehaller, som drives af Roskildebadene i Roskilde.

6.1.1 Uventet lukning af svømmehal i igangværende sæson

Lukker en svømmehal permanent i svømmesæsonen, eller opstår der andre forhold, som gør at svømmeundervisningen ikke kan gennemføres, og kan der ikke opnås tilstrækkelig erstatningssvømning til medlemmer, vil kontingent ikke kunne tilbagebetales. 

6.2 Bortvisning 

Hvis et medlem bryder de regler der er i svømmehallen og gentagne gange ikke ”retter ind” efter anvisninger fra svømmeinstruktøren, så har svømmeinstruktøren bemyndigelse til at bortvise medlemmet fra pågældende svømmetime. I særlige tilfælde kan svømmeinstruktøren bortvise medlemmet indtil bestyrelsen, på næstfølgende bestyrelsesmøde, har taget stilling til sagen. Klubchef/svømmeinstruktør vil herefter informere medlemmets forældre/værge, hvis medlemmet er under 18 år, om der har været en bortvisning under svømmetimen, via e-mail.

6.3 Eksklusion

Bestyrelsen har, i samråd med klubchef, magt og beføjelser til at ekskludere et medlem, når særlige forhold giver anledning dertil. Et ekskluderet medlem kan appellere kendelsen til næstfølgende bestyrelsesmøde. I særlige tilfælde, hvor en eksklusion skal behandles på et bestyrelsesmøde, har vedkommende medlem krav på at få meddelelse herom senest 3 døgn før bestyrelsesmødets afholdelse, ligesom medlemmet har ret til at forsvare sig. Spørgsmålet om eksklusion skal optages som et særligt punkt på dagsordenen.

Generalforsamlingens beslutning om eksklusion afgøres ved simpelt flertal. Når et medlem er ekskluderet i henhold til generalforsamlingens beslutning, kan vedkommende ikke optages i Neptun Svømmeklub, Roskilde, igen.

§7 øverste myndighed

Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i 1. kvartal/.inden udgang af maj måned. Den indkaldes med 3 ugers varsel ved udsendelse af e-mails til alle klubbens medlemmer. Eventuelle forslag tilsendes bestyrelsen skriftligt senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse. Forslag der ønskes behandlet samt reminder på afholdelse af den ordinær generalforsamling udsendes til medlemmerne sammen med dagsorden senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse. Regnskab og budget kan tilsendes via e-mail på opfordring.

§8 Dagsorden generalforsamling

Dagsorden for den ordinære generalforsamling:

• 1. Valg af ordstyrer og referent
• 2. Ordstyreren sikre at generalforsamlingen er lovligt varslet.
• 3. Godkendelse af bestyrelsens beretning for det forløbne år
• 4. Godkendelse af regnskab og budget
• 5. Behandling af indkomne forslag
• 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer
• 7. Valg af suppleanter
• 8. Valg af revisor
• 9. Eventuelt

§9 Generalforsamling

Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal, dog skal der være/mindst 2/3 flertal/af de fremmødte stemmer for vedtægtsændringer. Medlemmer under 15 år har stemmeret ved forældre/værge. Stemmeret gives kun personligt fremmødte. Adgang til generalforsamlingen gives kun til medlemmer. 

Referenten udfærdiger en protokol over generalforsamlingens forløb. Protokollatet godkendes af dirigenten, og underskrives af begge.

§10 Ekstraordinær Generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling indkaldes så ofte bestyrelsen finder det fornødent/nødvendigt, eller når mindst 25% af de stemmeberettigede indsender skriftlig begæring herom med oplysning om det emne, der ønskes behandlet. Den ekstraordinære generalforsamling afholdes senest 5 uger efter, at kravet herom er fremsat. Om indkaldelsesmetode gælder bestemmelserne i §7.

Referenten udfærdiger en protokol over ekstraordinærgeneralforsamlingens forløb. Protokollatet godkendes af dirigenten, og underskrives af begge.

§11 Bestyrelsen

Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen består af en formand, en kasserer, en næstformand/sekretær samt eventuelt 2-5 almindelige bestyrelsesmedlemmer, hvilket betyder, at bestyrelsen kan bestå af 3 – 8 medlemmer. Hvis det er ønskeligt, kan der ligeledes vælges 1-2 suppleanter.

§11.1 Bestyrelsens periode

Bestyrelsen/Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år ad gangen, således, at formanden plus eventuelt op til 2/3 medlemmer vælges på lige år, og på ulige år vælges kassereren plus eventuelt 1/op til 3 medlemmer. 

Suppleanter vælges for 1 år .

§11.2 Bestyrelsen og myndighed

Valgbar er medlemmer, der er fyldt 18 år. Er et medlem under 18 år, er dets forældre/værge valgbar. Genvalg kan finde sted. Beslutninger om erhvervelse, pantsætning og afhændelse af fast ejendom, samt optagelse af lån skal vedtages af bestyrelsen og forelægges generalforsamlingen til beslutning. Til erhvervelse, pantsætning og afhændelse af fast ejendom samt optagelse af lån kræves underskrift af samtlige bestyrelsesmedlemmer.

§11.3 Bestyrelsens konstituering

Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen. Bestyrelsen gør sig umage i at tildele opgaver således at øvrige bestyrelsesmedlemmer, evt. suppleanter kan overtage en rolle, hvis et bestyrelsesmedlem skulle gå af i utide.

§12 Forretningsorden

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Den er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af bestyrelsen er til stede. Sekretæren fører referat, som skal indeholde et kortfattet referat af forhandlinger og beslutninger truffet på generalforsamlinger og bestyrelsesmøder. Ved økonomiske dispositioner kræves underskrift af såvel formanden som kassereren. Kassereren fører alt regnskab, der vedrører foreningen. Hvervet som bestyrelsesmedlem og/inklusive kasserer er ulønnet, dog kan bestyrelsen får udbetalt vederlag, som tager udgangspunkt i Skats regler om skattefri vederlag til frivillige foreningsledere. 

§13 Regnskabsår

Foreningens regnskabsår er kalenderåret/1.juni -31. maj. Bestyrelsen skal inden 15. april afgive driftsregnskab og status til revisoren. Driftsregnskab og status forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og sendes efter ønske til medlemmerne senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse.

§14 Revisor

Revisoren skal hvert år foretage både en regnskabsmæssig og en kritisk revision af regnskabet. Revisoren har til enhver tid ret til at få regnskabsmateriale udleveret, medlemsfortegnelse m.v.. Revisoren kan føre en arbejdsbog over revisionen, som skal være tilgængelig på generalforsamlingen.

§15 Vedtægter

Ændringer i vedtægter kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget.

§16 Foreningens eventuelle opløsning

Bestemmelser om foreningens opløsningen kan kun tages på en, i dette øjemed, særlig indkaldt generalforsamling. I tilfælde af foreningens opløsning, skal Neptuns netto egenkapital overføres til en eller flere velgørenhedsorganisationer, der arbejder for børnenes velvære; f.eks. Børnecancerfonden, Red Barnet og eller lignende.

§17 Bestyrelsens afgørelse

Hvor lovene intet foreskriver, træffer bestyrelsen afgørelse uden ansvar overfor generalforsamlingen, herunder alle bestemmelser vedrørende forældrenes adgang til svømmehallernes bassinet i undervisningstiden. Neptuns fortolkninger til ordensreglementer, må ikke konflikte med svømmehallernes eller dens ledelse.

§17.1 Orientering til medlemmer

Bestyrelsen skal sikre ordentlige kommunikationer og orienteringer vedrørende adgangsregler til undervisning. Disse kommunikationer kan forekomme skriftligt via e-mail til medlemmer. 

§17.2 Instruktører og deres myndighed

Bestyrelsen giver instruktørerne myndighed og beføjelser til at anvise forældrene til andet opholdssted udenfor svømmehallen i undervisningstid, når særlige forstyrrende forhold giver anledning dertil.

§17.3 Vedtægternes revidering og historik

Vedtægtsændringer foretaget på følgende generalforsamlinger eller ekstraordinære generalforsamlinger:

• 25. februar 1982
• 1. februar 1983
• 4. februar 1985
• 27. februar 1991
• 29. februar 1996
• 27. februar 2003
• 16. august 2016
• September 2024